Dịch vụ Chỉnh lý – Số hóa hồ sơ lưu trữ: Giải pháp hiện đại để quản lý kho tài liệu doanh nghiệp

Bạn đã bao giờ cảm thấy đau đầu khi phải lục tung kho hồ sơ chỉ để tìm một tài liệu nhỏ xíu chưa? Hay bạn lo lắng rằng những tài liệu quan trọng đang bị mối mọt, bụi bặm tấn công? Nếu câu trả lời là có, thì đã đến lúc bạn nên tìm hiểu về dịch vụ chỉnh lý và số hóa hồ sơ lưu trữ.

Một công ty cung cấp dịch vụ chỉnh lý và số hóa hồ sơ lưu trữ như Hiday không chỉ giúp bạn sắp xếp lại toàn bộ tài liệu, mà còn đưa chúng lên nền tảng số để bạn có thể dễ dàng quản lý và truy cập bất cứ lúc nào.

1. Chỉnh lý hồ sơ: Đưa mọi thứ về trật tự

Hồ sơ không chỉ là đống giấy tờ vô tri, mà là tài sản quan trọng của mỗi tổ chức. Nhưng nếu không quản lý đúng cách, nó có thể trở thành một “mê cung” hỗn loạn.

Chỉnh lý hồ sơ là gì?

• Hiểu đơn giản, đây là quá trình sắp xếp, phân loại và tổ chức tài liệu sao cho hợp lý, dễ tìm, dễ dùng.
• Kết quả của việc chỉnh lý hồ sơ :
  • Loại bỏ tài liệu không còn giá trị.
  • Sắp xếp các hồ sơ theo hệ thống logic (chẳng hạn theo phòng ban, nội dung hoặc thời gian).
  • Lập danh mục quản lý chi tiết để đơn vị dễ dàng tra cứu.

Quá trình chỉnh lý hồ sơ hoàn tất sẽ trả về một kho hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp và cực kỳ khoa học. Tuy nhiên đây chỉ là bước đầu để chuẩn hóa tài liệu, để quản lý hồ sơ hiệu quả, tối ưu, “số hóa tài liệu” là bước cần thiết tiếp theo.

2. Số hóa hồ sơ lưu trữ: Giải phóng không gian vật lý cồng kềnh

Bạn đã bao giờ nghĩ rằng toàn bộ kho tài liệu giấy đồ sộ của doanh nghiệp có thể biến mất, thay vào đó là một tài khoản truy cập ở khắp mọi nơi? Đó chính là sức mạnh của việc số hóa hồ sơ.

Lợi ích của số hóa:

• Truy cập dễ dàng: Chỉ cần vài cú nhấp chuột, bạn có thể tìm thấy tài liệu mong muốn.
• An toàn: Tài liệu không còn lo bị mất, cháy, hay hỏng do thời gian.
• Tiết kiệm không gian: Doanh nghiệp không còn đau đầu về kho đựng tài liệu giấy nữa.
• Giảm rủi ro sai sót và thất lạc hồ sơ:

2.1. Các bước số hóa tài liệu:

1. Hiday sử dụng máy quét công nghệ cao để chuyển tài liệu giấy thành các file kỹ thuật số (PDF, Word, Excel…). Với một số nhóm tài liệu đặc thù, đội ngũ nhập liệu sẽ nhập dữ liệu lên hệ thống, đảm bảo tài liệu được số hóa một cách chuẩn xác.
2. Dữ liệu được gắn metadata (thông tin mô tả) để bạn tra cứu nhanh chóng theo từ khóa, ngày tháng hoặc nội dung.
3. Tất cả tài liệu sẽ được lưu trữ trên hệ thống số an toàn: ổ cứng, server nội bộ hoặc cloud (đám mây).

3. Quy trình số hóa của Hiday

Chúng tôi hiểu rằng mỗi khách hàng đều có những đặc thù riêng, vì vậy quy trình dịch vụ được thiết kế linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo chuyên nghiệp:

1. Khảo sát và tư vấn:
   Chúng tôi đến tận nơi để kiểm tra tình trạng hồ sơ và lắng nghe nhu cầu của bạn. Sau đó, đưa ra giải pháp chỉnh lý – số hóa phù hợp nhất.
2. Phân loại và chỉnh lý:
   Tài liệu sẽ được phân loại theo nhóm cụ thể (phòng ban, nội dung, năm…). Các hồ sơ không cần thiết sẽ được loại bỏ hoặc xử lý theo yêu cầu.
3. Số hóa và lưu trữ:
   • Chúng tôi quét tài liệu bằng máy móc hiện đại, đảm bảo file số rõ nét, dễ đọc.
   • Dữ liệu được tổ chức và lưu trữ an toàn trên nền tảng kỹ thuật số, giúp bạn dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.
4. Bảo mật và bàn giao:
   Toàn bộ quy trình được thực hiện với cam kết bảo mật tuyệt đối. Sau khi hoàn thành, dữ liệu sẽ được bàn giao và hướng dẫn sử dụng chi tiết.

4. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của Hiday?

Bạn sẽ nhận được gì từ dịch vụ chỉnh lý và số hóa hồ sơ của chúng tôi?

• Không còn đau đầu vì tìm kiếm: Mọi thứ đã được sắp xếp và lưu trữ khoa học.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bạn không cần tốn công tìm kiếm hay thuê kho chứa hồ sơ giấy.
• Dễ dàng quản lý: Chỉ với vài cú nhấp chuột, mọi dữ liệu đều trong tầm tay.
• Bảo mật tuyệt đối: Tài liệu của bạn sẽ được mã hóa và bảo vệ trước các nguy cơ mất mát.
• Thân thiện với môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy trong lưu trữ.

5. Cam kết chất lượng dịch vụ

• Độ chính xác cao: Mọi tài liệu đều được chỉnh lý và số hóa theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp.
• Bảo mật tuyệt đối: Chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình bảo mật thông tin.
• Hỗ trợ tận tâm: Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc trong và sau quá trình sử dụng dịch vụ.

Liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và bắt đầu hành trình số hóa cùng Hiday!

______________

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty TNHH HIDAY

• Hotline/Zalo: 0786265313
• Tư vấn miễn phí: 0786265313
• Email: hidayvn@gmail.com